Une confirmation vous est maintenant demandée si vous planifiez un cours sans avoir défini le professeur. Cela pouvait autrement entraîner une certaine confusion en cas d'oubli involontaire.
Rappel : il est possible depuis la version 2.9.7.1 de planifier un cours sans préciser le professeur.
Il est maintenant possible de planifier un cours (et par extension, un stage ou un atelier découverte) dont le professeur reste à définir. Ceci dans le but de faciliter les pré-planifications en période de rentrée, lorsque les intervenants ne sont pas encore tous connus ou décidés.
Pour cette même raison, la recherche de confits dans l'occupation des intervenants ne tiendra pas compte des professeurs à définir. Deux ou plusieurs cours comportant un professeur "à définir" pourront donc exister en parallèle : fonctions Etirer/compresser, Changer professeur, Différer, Copier cours.
En parallèle aux différents plannings proposés par le logiciel, les utilisateurs de la formule Webstart disposent d'un module de consultation publique des horaires de cours et de répétitions. Ce module est indépendant d'Algem et ne nécessite aucune installation particulière si ce n'est la présence sur le poste du visiteur d'un navigateur récent.
Note 1 : le développement de ce module s'est effectué sous Firefox mais il est également compatible avec les versions récentes de Chrome, d'Internet Explorer ou du dernier navigateur Edge de Microsoft.
Note 2 : la navigation dans le planning est également possible depuis un smartphone ou une tablette. Testé sous Android 4.4 et Iphone 4S.
La page d'accueil présente un accès aux différents établissements de l'organisation. Pour qu'un établissement soit pris en compte il faut qu'il comporte au moins une salle avec le statut "Publique". Chaque établissement est représenté par l'icone de l'organisation et par son nom. Cliquez sur cette icone pour accéder au planning du jour.
En-dessous de la liste des établissements, les visiteurs ont accès à un certain nombre d'informations. Ces informations sont variables en fonction des organisations mais comportent généralement les numéros de téléphone de l'accueil, le ou les mails de contact, le site web de la structure ou ses réseaux sociaux.
Le visiteur peut directement se connecter à partir de cette page en cliquant sur l'icone Connexion dans le menu de droite (cliquez sur l'icone à trois barres pour ouvrir le menu depuis n'importe quelle page).
La grille horaire de référence dépend du paramètre Heure d'ouverture, tel que vous l'avez configuré dans Algem. Par défaut, cette grille s'étend de 9h à 24h mais vous pouvez à tout moment modifier l'heure d'ouverture dans la rubrique Planning du menu Configuration -> Paramètres -> Généraux. Les délimitations horaires sont représentées par des lignes continues alors que les 1/2 heures le sont par des pointillés.
Chaque salle est représentée par son nom en haut de chaque colonne, LES SALLES OCCUPÉES EN PREMIER, suivies des salles vides triées dans l'ordre alphabétique. La largeur de la grille est proportionnelle au nombre de salles. Dans le cas où le nombre de colonnes est supérieur à la largeur de l'écran un ascenseur horizontal vous permet de vous déplacer de gauche à droite. La largeur des colonnes dépend également du périphérique à partir duquel vous consultez le planning. Avec un smartphone en mode portrait par exemple, ces colonnes sont plus étroites afin d'optimiser la place disponible.
Les plannings sont représentés par des zones de couleur de durée variable. Seules les couleurs par défaut sont ici prises en compte. L'affichage de couleurs personnalisées n'aurait pas de sens en effet dans le cadre d'un planning public. Les plages élèves des plannings individuels sont colorées en jaune. Les différents codes couleurs sont spécifiés dans l'aide (icone en forme de point d'interrogation) du menu principal. Les zones grises correspondent aux horaires de fermeture des différentes salles.
Note :Les couleurs par défaut peuvent être redéfinies en cliquant sur Couleurs dans le menu Configuration -> Paramètres -> Généraux.
Afin de pouvoir réserver une salle à titre individuel ou pour un groupe, les personnes extérieures à la structure doivent disposer d'un compte utilisateur. La création d'un compte n'est possible que si celles-ci sont déjà enregistrées auprès de la structure et qu'elles disposent d'un numéro de contact et d'une adresse email valides.
Les personnes consultant le planning en ligne ne disposent pas d'Algem et doivent pouvoir s'enregistrer sans solliciter votre aide. Voici donc la procédure à suivre, en tant que simple visiteur.
Cliquez sur le lien "Créez un compte" dans la fenêtre de connexion pour accéder au formulaire d'enregistrement. Le premier champ requis correspond à votre numéro d'adhérent (ou de contact). Par défaut, ce numéro est à 0 mais vous devez obligatoirement le compléter avec votre propre identifiant. Vous pouvez le trouver par exemple sur votre carte d'adhérent ou dans les documents qui vous ont été fournis lors de votre première inscription. L'adresse email qui suit nous permettra de vous identifier sans ambiguité, en comparant cette adresse avec l'une de celles que vous nous avez déjà fournies. Saisissez ensuite un login (nom d'utilisateur). Ce login sera refusé s'il existe déjà. Le mot de passe doit comporter au moins huit caractères. Si aucune erreur n'a été détectée après la validation du formulaire, vous serez redirigé vers la page de connexion . Indiquez votre login et votre mot de passe tels que vous les avez saisis à l'étape précédente.
Note 1 : si vous avez déjà un login et un mot de passe de connexion en tant qu'utilisateur d'Algem, la création de compte est inutile. Utilisez pour vous connecter vos identifiants habituels.
Le mot de passe de connexion est propre à chaque utilisateur et personne d'autre ne le connaît ni ne peut le déduire. Il peut arriver que les visiteurs occasionnels oublient le leur. Dans ce cas, voici la procédure à suivre, en tant que simple visiteur :
Ouvrez la fenêtre de connexion en cliquant sur l'icone en forme de silhouette dans le menu de gauche. Cliquez sur le lien "Mot de passe oublié ?". Entrez votre email dans le formulaire dédié. Un lien de récupération vous sera envoyé à cette adresse, avec une validité de 24 heures. Après réception, cliquez sur ce lien et saisissez votre nouveau mot de passe sur la page dédiée.
DEUX TYPES DE RÉSERVATION vous sont proposés : réservation individuelle et réservation de groupe. Cliquez sur une zone libre du planning à l'heure qui vous intéresse. Il se peut que la réservation vous soit interdite en-deça et au-delà d'un certain délai. Ces limites sont configurables dans la rubrique Planning du menu Configuration -> Paramètres -> Généraux sous les termes :
Si l'option « Adhésion (payée) exigée pour les réservations » est activée dans la rubrique Planning des paramètres généraux (menu Configuration -> Paramètres -> Généraux), vous ne pourrez réserver qu'à condition d'avoir payé votre adhésion (ou vos droits d'entrée) pour l'année scolaire en cours. Une erreur vous sera signalée dans le cas contraire.
Si tout est en ordre, une fenêtre de dialogue vous permet de valider votre réservation en fonction de l'horaire et de la salle sélectionnés. Les champs Date, Heure de début et Salle sont automatiquement positionnés suivant l'endroit où vous avez cliqué. La durée minimale par défaut est de 1h. Cliquez sur les flèches de droite pour augmenter ou diminuer cette durée par pas de 1/2 heures. Quelle que soit votre sélection, une séance ne pourra pas durer plus de 8 heures et ne pourra se terminer au-delà de 24h. Une erreur vous sera également signalée si vous repositionnez l'heure de début sur une zone non libre.
Si vous sélectionnez Réservation de groupe, une boîte de sélection vous permet de choisir celui qui vous concerne. Vous ne trouverez dans cette liste que les groupes dans lesquels vous vous êtes enregistré. Si vous n'appartenez à aucun groupe (enregistré dans Algem), ce type de réservation vous est interdit et Réservation individuelle reste le seul choix possible.
En cas de réservation individuelle (choix par défaut), un dernier paramètre vous permet de spécifier si vous voulez utiliser votre carte d'abonnement. Ce choix est coché par défaut dans le cas où vous en disposez déjà. Après confirmation, les heures de réservation seront décomptées de votre carte. Si vous n'avez pas coché ce paramètre, le paiement de la réservation dépendra, comme pour la réservation de groupe, du tarif associé à la salle, du type de tarification et de l'heure de réservation. Une différenciation peut avoir lieu dans ce cas entre les heures creuses et celles au plein tarif. Notez cependant qu'aucun paiement ne sera généré si la salle en question ne dispose d'aucun tarif.
Après validation, un mail automatique est envoyé à l'adresse de l'établissement qui vous concerne. Vous êtes ensuite redirigé vers votre page personnelle. La rubrique Mes réservations vous présente une liste de vos réservations présentes et passées. Les plus récentes disposent d'un lien d'annulation à droite de chaque ligne. Il se peut en effet que vous ayez commis une erreur d'horaire ou de durée, ou que vous ayez validé par mégarde. Vous pouvez annuler dans ce cas cette réservation et en refaire une nouvelle. Si vous vous apercevez d'une erreur, vous avez tout intérêt à annuler rapidement votre réservation avant qu'elle soit confirmée par les personnes de l'accueil ayant reçu votre demande. Seules les réservations "En attente de confirmation" peuvent être annulées, les autres étant marquées comme "Confirmée"s et par définition, non éditables.
Note : une fois connecté, vous pouvez également accéder à votre page personnelle en cliquant sur l'icone associée au signe + dans le menu de droite.
Il se peut qu'après validation vous soyez redirigé vers une page d'erreur. Cela peut arriver si l'horaire que vous avez choisi entre en conflit avec un planning déjà existant, une zone non libre ou si vous êtes déjà présent sur une partie de cet horaire. Refaites dans ce cas votre réservation en tenant compte des avertissements qui vous ont été présentés.
Dans Algem, les réservations se distinguent des autres plannings par leur couleur (magenta par défaut) et par les mentions qui y figurent. Chaque zone est identifiée par le libellé Réservation suivi par le nom du groupe s'il s'agit d'une réservation de groupe ou du nom de personne s'il s'agit d'une réservation individuelle. Vous avez trois actions possibles sur une réservation : Changer de salle, Confirmer et Annuler. Cliquez sur le bouton Confirmer pour valider la réservation. Cette action se soldera par le changement de statut du planning associé, le décompte des heures sur la carte d'abonnement si ce choix avait été coché lors de la réservation ou l'ajout d'une écriture comptable dans la fiche de la personne (ou du référent pour un groupe) si la salle dispose d'un tarif particulier. Un email pré-paramétré est ensuite ouvert et vous pouvez le cas échéant le compléter avant de l'envoyer à la personne ayant réservé.
Si pour une raison ou une autre, la réservation ne peut être confirmée aux horaires et dans le lieu indiqués, cliquez sur la zone de réservation pour ouvrir la fenêtre de détail puis sur le bouton Annuler. Le planning réservé sera supprimé ainsi que la réservation associée. Là encore, un email pré-paramétré est ouvert et vous avez la possibilité de le compléter avant envoi afin de préciser les raisons exactes de cette annulation.
Comme nous l'avons vu, l'annulation d'une réservation peut également se faire de l'extérieur, par l'intéressé lui-même. Mais dans ce contexte, l'annulation est similaire à la fonction Undo et n'a d'autre rôle que d'annuler la dernière action enregistrée. Vue de l'accueil, l'annulation peut avoir au contraire plusieurs raisons : un impayé, l'indisponibilité du personnel, une salle réquisitionnée pour une activité prioritaire, etc.